Business-Setup: Tools & Apps als Content Creator & SEO Consultant

Business Tools Freelancer Consultant

A man is only as good as his tools.

Emmert Wolf

Nun, ganz so weit wie der liebe Emmert würde ich es nicht treiben. Aber ohne meine Tools wäre ich offen gesagt auch aufgeschmissen. Teilweise, weil Dinge aufwändiger und komplizierter wären. Teilweise aber auch, weil mir schlichtweg Daten fehlen würden, um smarte Entscheidungen zu treffen. Nachfolgend daher eine Übersicht über meine Tools und Werkzeuge, die ich für meine Arbeit als Freiberufler und SEO Consultant benötige.

Business Tools

SevDesk

Buchhaltung, Umsatzsteuervoranmeldung, Angebote versenden und Rechnungen schreiben. SevDesk ist das Tool meiner Wahl rund um die Themen Buchhaltung & Finanzen. Mit dem Tool spare monatliche Geld, da ich die vorebreitende Buchhaltung bequem selbst erledige. Meinen Steuerberater ist via Date-Schnittstelle angebunden. Nachdem ich zuvor Fastbill und LexOffice getestet und mich wegen der schlechten Usability gegen beide entschieden habe, war ich zu SevDesk gewechselt und seit jeher zufrieden mit der Entscheidung.


Webgo

Meine etwa 30+ registrierten Domains liegen fast alle bei Webgo, dem Hoster meines Vertrauens. Er ist in meinen Augen die schnellste günstige Lösung, weshalb ich gerade für Projekte in der Anfangsphase auf Webgo zurückgreife. Das Backend ist offen gesagt nicht sehr nutzerfreundlich, der Service aber blitzschnell und und immer sofort via Chat erreichbar. Chat ist im allgemeinen meine bevorzugte Kunden-Service-Variante und Kunden-Service wird hier großgeschrieben. Deswegen bin ich bereits seit Jahren dabei. Mit meiner Begeisterung bin ich scheinbar nicht allein, denn Webgo wurde schon 3x in Folge zum Webhoster des Jahres gewählt.


Raidboxes

Sobald eines meiner Webprojekte Fahrt auf nimmt und Performance und Sicherheit Priorität erlangen, wechsle ich damit von Webgo zu Raidboxes: Meinem Hoster für etablierte Webprojekte. Mit 15€/Projekt ist das Hosting hier teurer als bei Webgo, dafür ist das auch die Performance und Sicherheit. Auch hier ist der Service absolut erstklassig. Ich bin gerne Kunde.


G-Suite

File-Management (GoogleDrive), E-Mail (Gmail), Dokumentenbearbeitung (Docs), Listen (Spreadsheets), etc. – Alles wird bei mir über die G-Suite abgebildet. Es ist – wie der Name schon sagt – eine Collaboration-Suite ausgelegt auf kleine und mittelständige Unternehmen. E-Mails gehen an meine Domain, da ich nicht gmx oder web nutze, sondern eben G-Suite. Mitarbeiter lassen sich mit wenigen Klicks hinzufügen und Dokumente gemeinsam bearbeiten oder teilen. Alle meine Kunden erhalten Listen in der Cloud, die wir dann gemeinsam bearbeiten können. Ein Pendant zur G-Suite wäre Office365 vom Microsoft. Ich bin mit Preis, Service und Einfachheit aber so zufrieden, dass ich jedem Selbstständigen ganz eindeutig die G-Suite und nichts anderes empfehlen würde.


NordVPN

Da ich mit Analytics und der Google Search Console Zugriff auf sensible Kundendaten habe, muss eine sichere Verbindung gewährleistet sein. Insbesondere, wenn ich von unterwegs arbeite oder auf Reisen bin. Hier habe ich nicht lange überlegt und direkt den VPN-Marktführer für 2 Jahre gekauft. NordVPN ist automatisch auf meinem Computer und Mobiltelefon aktiviert und stellt eine sichere Verbindung mit nur minimalen Ladeverlusten her.


Evernote

Evernote ist eines der Tools, das ich wirklich täglich nutze. Privat wie beruflich ist es ein wichtiges Werkzeug, um Notizen festzuhalten, Gedanken zu strukturieren und „einfach schnell etwas runterzutippen“. Darüber hinaus ist es meine Ablage für Dokumente, Quittungen, Schreiben, uvm. Nur durch Evernote kann ich das „Papierlose Büro“ erfolgreich umsetzen.


ConvertKit

Lange war ich zwischen ConvertKit und Mailchimp hin und her gerissen. Welche Anbeiter sollte ich für den Versand meiner Newsletter und E-Mail-Kurse nutzen? Beides sind „Top-Lösungen“. Der Fokus auf Text und die intuitiven Automatisierungs-Einstellungen speziell für Content-Creator wie mich, haben mich letztendlich überzeugt. Wer kein „Corporate-Newsletter“ versenden möchte, sondern persönliche 1:1 Interaktionen in den Vordergrund stellt, dem kann ich ConvertKit nur wärmstens ans Herz legen. Und wie immer gilt auch hier: Probieren geht über Studieren.


Asana

Ich hatte lange Teamwork benutzt, bin letztendlich aber wegen der besseren Usability auf Asana umgestiegen und muss sagen: Es ist zu recht das beste Projektmanagement-Tool auf dem Markt.

Mehr ist nicht immer besser. Asana folgt dabei dem Apple Prinzip und hat alles ein mal für dich mitgedacht.


LastPass

Heute nur noch ein Passwort oder Variationen eines Passworts für seine Accounts zu verwenden, ist schlichtweg gefährlich und nachlässig. Lastpass ist ein Password-Manager⁺ wie auch 1password oder keepass, der alle Passwörter an einem Ort speichert.

Eine Kennwort- oder auch Passwortverwaltung (Password Manager, Password Safe) genannt, ist ein Computerprogramm, mit dessen Hilfe ein Benutzer Kennwörter und Geheimzahlen verschlüsselt speichern, verwalten und in der Regel auch sichere Kennwörter erzeugen kann. Verfügbare Programme gibt es sowohl für Desktops, Laptops wie auch für Smartphones. Quelle: Wikipedia
Statt mir zahlreiche Passwörter zu merken, muss ich mir lediglich mein eines sehr komplexes „Master-Password“ merken, den Rest generiert und speichert dann LastPass für mich. Übrigens sowohl auf dem Handy, wie auch auf dem Desktop. Das i-Tüpfelchen ist die Möglichkeit Passwörter mit Dienstleistern oder Kunden zu teilen, ohne dass sie das eigentliche Passwort sehen können. Sie benötigen lediglich ebenfalls einen LastPass-Account und schon kann ich Zugriffe gewähren oder verweigern. Ich kann jedem, der das Passwort-Dilemma in den Griff bekommen möchte LastPass nur wärmstens empfehlen.


NordVPN

Neben LastPass ist NordVPN mein zweites Tool, das sich dem Thema Sicherheit widmet. Da ich nicht nur mit Daten meiner eigenen Projekte, sondern auch mit sensiblen Kundendaten hantiere, ist ein VPN absolutes Muss. Zwar habe ich ein o2-Vertrag mit 20GB Volumen, doch manchmal kommt man nicht um einen lokalen Hotspot wie z.B. im ICE oder Café drumherum. Insbesondere, wenn man auf Reisen im Ausland ist. Beim Them Sicherheit mach eich keine Kompromisse, deswegen bin ich direkt zum Marktführer: NordVPN.


Squoosh *kostenlos

Ich liebe Bild-Datenbanken wie Unsplash für ihre zahlreichen, hochauflösenden und kostenlosen Bilder. Leider muss ich diese jedoch bearbeiten, bevor ich sie auf meiner Website einbinden und verwenden kann. Squoosh ist ein Google-eigenes Tool das mir dabei hilft Bilder zu komprimieren. Der Komprimierungsalgorithmus ist so „gut“, dass man kaum Qualitätsverluste sehen kann, sich die Dateigröße jedoch häufig von 3mb auf 200kb verringert. Squoosh ist deshalb mein „GoTo-Tool“ für Bildkomprimierung.


Photopea *kostenlos

Photopea ist das No-Budget-Photoshop für den Browser. Besser als Paint, schlechter als Photoshop und reicht aus für 90% aller Tätigkeiten. Kurz: Mein Pareto-Favorit für die schnelle und einfache Bildbearbeitung.


Background Eraser *kostenlos

Background Eraser ist ein praktisches Tool, wenn es mal schnell gehen muss und man einen Gegenstand oder eine Person vor einem Hintergrund freistellen muss.


Placetel

Mir war es wichtig von Beginn an nicht wie ein „Jungchen“ zu wirken, den jeder über sein Handy anrufen kann. Eine Ortsrufnummer musste her, um zu zeigen: Ich habe einen Festnetzanschluss und meine es ernst. Denn wenn man mit nur einem Klick mit dem Geschäftsführer einer Firma sprechen kann, dann muss der Geschäftsführer nicht wirkich viel zu tun haben. Mit Placetel ist das alles möglich. Ortsunabhängiges Arbeiten, Erreichbarkeit via Telefon und Professionelles Auftreten nach Außen.


Themeforest (Envato)

Für alle meine Webprojekte nutze ich WordPress als CMS. Nicht, weil es das beste auf dem Markt ist, sondern weil es das beste für mich ist. Denn ich kann auf (hundert)tausende von tollen Themes (Website-Templates) zurückgreifen. Genau dafür ist Themeforest da. Es ist der Theme-Marktplatz, wo ich schnell und einfach nach Branchen, Projekt-Art und Design filtern kann und schnell zu dem gewünschten Theme für mich oder meine Kunden komme. 90% aller Themes sind bereits für unter 60$ erhältlich und ich meine mir ziemlich sicher zu sein, dass es der größte Marktplatz seiner Art ist. Seit meinem ersten Webprojekt kaufe ich dort alles, was ich brauche. Ich weiß wirklich nicht, wo ich heute wäre, wenn es Themeforest nicht gäbe.


CodeCanyon (Envato)

Ein weiterer Grund, weshalb alle meine Webprojekte auf WordPress laufen ist die große Plugin-Vielfalt. Plugins erweitern eine Website um eine bestimmte gewünschte Funktionalität. Man kann sie sich so ähnlich wie eine App auf deinem Smartphone vorstellen. Denn auch die erweitern dein Smartphone um einen bestimmten Zweck. Über die Jahre habe ich mir einen Pool an „Standard-Plugins“ erarbeitet, die ich auf all meinen Projekten verwende. Die meisten davon (70%) sind kostenlos in der WordPress-eigenen Plugin-Bibliothek verfügbar, doch hin und wieder muss ich mir kostenpflichtiges zulegen, wenn es perfekt zu meinen Vorstellungen für ein Projekt passt. Genau dann nutze ich CodeCanyon als Marktplatz. Die Plugins kosten in der Regel nicht mehr als 30$ für einen Einmalkauf. Codecanyon gehört wie auch Themeforest zu Envato, weshalb ich alles aus dem gleichen Account heraus kaufen kann. Codecanyon ist also der Plugin-Marktplatz meiner Wahl.


Unsplash *kostenlos

Erstmals gibt es eine Plattform, die kostenlose Bilder – die nicht „stockig“ und „billig“ wirken – jedem zugänglich macht. Amateur- und Profi-Fotografen stellen Ihre Bilder auf Unsplash lizenzfrei und für jeden zum Download bereit. Sie erhoffen sich im Gegenteil eine Attribution und mehr Publicity. Ich verwende für diese Website, aber auch für alle anderen Projekte fast ausschließlich Bilder von Unsplash. Etwas Geschick im Umgang mit der Suche und schon kann man sich schnell eine wirklich ästhetische Website zusammenstellen. Werde ich nicht fündig, suche ich für Icons und Fotos auf TheNounProject und Nucleoapp.


Loom *kostenlos

E-Mails schreiben war gestern. Heute erstelle ich ein kurzes Screen-Capture-Video für meine Kunden und zeige, was genau auf der Website geändert werden sollte. Meine Webcam ist dabei in der Regel an, so gibt es eine Tonspur, eine visuelle Darstellung und auch eine persönliche Note. Der Vorteil von Loom gegenüber einem Video-Call? Man kann ein Loom häppchenweise versenden und das Gegenüber kann es jederzeit und immer wieder anschauen.


Stift & Block

Eines der wichtigsten Tools ist und bleibt das wahrscheinlich älteste Werkzeug der Selbstentwicklung: Ein beliebiger Stift – Ich nutze den Lamy 3 Farben Kugelschreiber – und ein Blatt Papier. In meinem Fall aber dann doch lieber ein Block, um alles an einem Ort zu halten (noch habe ich nicht entschieden, ob ich Moleskine oder Leuchtturm besser finde).

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