Die ALPEN Methode – Wie du mit Zeit-Management jeden Tag optimal nutzt

“Ordnung ist das halbe Leben.”

Wer es schafft sich gut zu organisieren und seine Zeit zu strukturieren, der ist im Leben unaufhaltbar.

Der erreicht seine Ziele.

Und findet trotzdem den Ausgleich.

Je einfacher du die Selbst- und Zeitmanagement in deinen Alltag integrieren kannst, desto wahrscheinlicher wirst du am Ball bleiben und davon profitieren.

Hier kommt die ALPEN-Methode ins Spiel: Die ALPEN-Methode hilft dir deinen Tagesablauf schnell, effektiv und einfach zu planen.

Was ist die ALPEN-Methode?

Die ALPEN-Zeitmanagement-Methode hilft dir konkrete Tagespläne zu entwerfen und deinen Alltag effektiv zu strukturieren.

Erfunden hat sie der deutsche Zeitmanagement und Selbstmanagement Experte Lothar J. Seiwer. Das Akronym A-L-P-E-N steht stellvertretend für die folgenden 5 Elemente:

1. A: Aufgaben/ Aktivitäten notieren
2. L: Länge einschätzen
3. P: Pufferzeiten einplanen
4. E: Entscheidungen treffen
5. N: Nachkontrolle

Plane ungefähr 15 Minuten pro Tag für das Zeitmanagement mit der ALPEN-Methode ein und mach dich darauf gefasst, an anderer Stelle dadurch deutlich mehr Zeit einzusparen! Es gehört dazu deine Prioritäten zu definieren und zu Aufgaben auch mal „Nein“ zu sagen.

Zeit hat man nicht. Zeit nimmt man sich für das, was einem wichtig ist.

Die ALPEN-Methode in der Praxis

Gehen wir gemeinsam alle fünf Elemente durch, um die ALPEN-Methode im Detail kennenzulernen. Wichtig ist, den damit erstellten Tagesplan ernst zu nehmen und sich nicht daran vorbeizuschummeln. 

Betrifft die Planung deinen Arbeitstag, dann ergibt es Sinn, sich morgens mit den Kollegen zusammenzusetzen und ein gemeinsames Tageskonzept zu erstellen. Im Alleingang kann es dir sonst passieren, dass du ständig mit den Terminen deiner Mitarbeiter in Konflikt gerätst. 

1. Aufgaben notieren

Überlege dir zuerst, welche Aufgaben und Aktivitäten für den betreffenden Tag geplant sind. Schreibe alles auf, die Reihenfolge ist erst einmal egal. Denke dabei an die Kleinigkeiten für zwischendurch, wie das Checken von E-Mails oder den Blick in den analogen Postkasten. Die großen Dinge gehören ebenso auf die Liste wie die anstehende Präsentation oder der Arztbesuch.

Hinweis: Möchtest du diesen ersten Schritt professioneller gestalten, dann informiere dich über die GTD-Methode von David Allen. Mit „Getting Things Done“ gelangst du zu einem besseren Selbstmanagement.¹https://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

2. Länge einschätzen

Im nächsten Schritt gilt es, die Dauer jeder Aktivität möglichst realistisch einzuschätzen. Lass dir dabei möglichst viel Raum, um deine Aufgaben entspannt zu erfüllen, das wirkt langfristig motivierend.

3. Puffer einplanen

Schreibe hinter jede Aufgabe die geschätzte Zeit immer mit einem gewissen Puffer. Doch lass dich nicht dazu verführen, Störungen und Ablenkungen regelmäßig in Kauf zu nehmen oder sie sogar zu forcieren, das stört deine Effizienz. Bleibt am Ende einer Aktivität noch Zeit übrig, belohne dich mit einem gemütlichen Kaffee und einem guten Gespräch.

Tipp: Die ALPEN-Methode rät deine Zeit nur zu 60 Prozent für die eigentliche Arbeit zu nutzen. 20 Prozent sollten als Puffer bereitstehen und noch einmal 20 Prozent für soziale Belange wie die gemeinsame Kaffeepause mit Kollegen oder Freunden.

4. Entscheidungen treffen

An dieser Stelle bemerkt der eifrige Planer zumeist, dass er zu wenig Zeit zur Verfügung hat, um alle Aufgaben im gegebenen Zeitrahmen zu erledigen. Deshalb geht es nun darum, festzulegen, welche Tasks Priorität haben und welche nicht. 

Welche Aktivitäten haben heute Vorrang, was lässt sich auf morgen oder nächste Woche verschieben? 

Vielleicht lässt sich der eine oder andere Vorgang noch zeitlich kürzen – oder dir gelingt es, gewisse Arbeiten zu delegieren und sie so auf mehrere Schultern verteilen. 

5. Nachkontrolle

Am Abend – oder kurz vor Arbeitsende – ist die Zeit gekommen, Resümee zu ziehen. Nimm dir deinen Aufgabenzettel noch einmal vor und kontrolliere, ob und wie du alles geschafft hast. Übrig gebliebene Arbeit gehört in den nächsten Tagesplan. Wichtig ist auch, der Frage nachzugehen, warum die Zeit nicht gereicht hat und wie sich das beim nächsten Mal vermeiden lässt.

Vielleicht stellst du bei der Nachkontrolle aber auch fest, dass du deinen Plan optimal einhalten konntest. In diesem Fall weißt du Bescheid, wie es läuft und kannst das Erfolgsrezept weiterverwenden. 

Die Nachkontrolle mündet manchmal direkt in den neuen Tagesplan beziehungsweise einem Anfang davon. Das ist ein gewünschter Effekt, den du nach Belieben nutzen kannst, um am Abend die Vorarbeit für die nächste Tagesplanung zu erledigen.

Die Vor- und Nachteile der ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode bringt Ordnung in dein Arbeitsleben, wenn du sie konsequent anwendest. Doch sie hat auch ihre Schattenseiten. Ich möchte mit dir beides besprechen, Vor- und Nachteile. Wenden wir uns zuerst den Vorteilen zu.

Das sind die Vorteile, die dich bei der ALPEN-Methode erwarten: 

• Planung nimmt wenig Zeit in Anspruch
• Gezielte Ordnung in deinem Leben
• Flexible und individuelle Tagesgestaltung
• Pufferzeiten nehmen den Druck heraus
• Visualisierung des Ablaufs mittels Liste
• Fördert und belohnt deine Selbstdisziplin
• Gutes Gefühl beim Durchstreichen von Aufgaben
• Motiviert zur Weiterentwicklung

Mit diesen Nachteilen wirst du bei der ALPEN-Methode konfrontiert:

• Nicht generell für jeden geeignet
• Im Team ergeben sich oft Terminschwierigkeiten
• 20 % bis 40 % Pufferzeiten sind oft nicht machbar
• Funktioniert nicht in agilen Arbeitsprozessen
• Selbstdisziplin und -organisation bleiben unbedingt nötig

Probieren geht über Studieren. Im Zweifelsfall gilt es, die Methode einfach auszuprobieren und in der Praxis zu prüfen, ob sie zu dir und deinem Team passt.

Praxisbeispiele für die ALPEN-Methode

Erstellen wir doch einmal einen fiktiven Tagesplan nach der ALPEN-Methode, damit du ein Gefühl für die Technik bekommst. Du hast mit deinem Team heute fünf Aufgaben zu erledigen, von denen zwei zeitraubend und sehr wichtig sind. Diese beiden kennzeichne ich mit einem Rufzeichen (!).

A: Ihr bringt gemeinsam Folgendes zu Papier:

• Telefonate mit Geschäftspartnern
• Internes Strategie-Meeting (!)
• Sichtung und Bearbeitung von E-Mails
• Individuelle Projektarbeit (!)
• Webinar für alle Beteiligten ab 15:30 Uhr

Siehe auch

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L: Anschließend schätzt ihr den Zeitbedarf ein:

• Telefonate mit Geschäftspartnern – 1,5 h
• Internes Strategie-Meeting (!) – 1,5 h
• Sichtung und Bearbeitung von E-Mails – 0,5 h
• Individuelle Projektarbeit (!) – 1,5 h
• Webinar für alle Beteiligten ab 15:30 Uhr – 1,0 h

Insgesamt stehen 8 Stunden Arbeitszeit zur Verfügung, 6 davon habt ihr jetzt verplant.

P: Nun kommen noch die Pufferzeiten hinzu:

Das Webinar ist mit 1 Stunde festgelegt, für die anderen vier Aktivitäten bleibt jeweils eine halbe Stunde Puffer übrig. Die individuelle Projektarbeit könnte mehr Zeit in Anspruch nehmen, das ist euch klar. Und auch das interne Meeting sollte großzügig geplant sein, damit ihr alle Punkte sicher abarbeiten könnt. 

Insgesamt kommt ihr mit den Pufferzeiten auf 9 statt auf 8 Stunden.

E: Wie lässt sich der Tag planen, ohne dass Druck entsteht? 

Ihr entscheidet, dass ihr einige der Telefonate auf den nächsten Tag verlegt, da diese nicht so dringend sind. Mit Puffer habt ihr für diese Gespräche dann 1,0 Stunde, der Rest kommt auf den nächsten Tagesplan.

So sieht das Programm schlussendlich aus: 

Damit habt ihr alle Punkte in einem 8-Stunden-Tag untergebracht. Einige weniger dringliche Telefonate werdet ihr erst morgen führen. Vielleicht passen sie noch in die anvisierte Pufferzeit.

N: Jetzt geht es an die Nachkontrolle!

Die Telefonate am Morgen ließen sich nicht in die angedachte Form pressen, die Geschäftspartner hatten mehr zu sagen als vorhergesehen. Damit verzögerte sich der Beginn des anschließenden Meetings, es musste schlussendlich gekürzt werden.

Der Puffer wurde an dieser Stelle überstrapaziert. Der Nachmittag verlief hingegen wie geplant. Nutze dafür z.B. mein “Weekly Review” Wochenrückblick.

Fazit: Telefongesprächen besser mehr Zeit geben! Die E-Mail-Bearbeitung hätte hingegen kürzer ausfallen dürfen. Morgen weniger Zeit für Mails, mehr Zeit fürs Reden.

„Manche Gespräche sind so zielführend wie zwei Tage Kreisverkehr.“ (Albers, Steffen)

Meine Tipps zur Umsetzung der ALPEN-Methode

Zum Schluss habe ich noch zwei konkrete Umsetzungstipps für dich, die dir den Einstieg in die ALPEN-Methode erleichtern werden.

1. Schätze die Pufferzeit smart ein

Plane dort mehr Puffer ein, wo der Zeitbedarf von anderen, schwer einschätzbaren Größen abhängt. An den Stellen, wo du dich auf dich allein verlassen kannst und genau weißt, wie lange du für welche Aufgabe brauchst, muss der Puffer nicht so groß sein.

2. Achte auf deine Leistungskurve

Beachte deine persönliche Leistungskurve über den Tag – und die deiner Kollegen. Die ersten drei Stunden des Tages verlaufen nach einer kurzen Warmlaufphase zumeist besonders produktiv. Packe in diese Phase alle Aufgaben, die besonders viel Energie erfordern. Lasse den Tag in Richtung Feierabend deutlich ruhiger auslaufen

Die ALPEN-Methode ist kein Hexenwerk, sondern eine schlicht gestrickte Planungshilfe für alle, die mehr Selbstorganisation benötigen. Sie bietet darüber hinaus eine spannende Einstiegsmöglichkeit in andere Zeitmanagement-Methoden wie die GTD-Methode oder das Eisenhower-Prinzip. 

3. Gib der Methode eine ehrliche Chance

Gib dir Zeit. Bleib dran. Zieh durch. Mach es dir zur Gewohnheitn. Mindestens 2-3 Wochen lang solltest du der Methode eine Chance gebe, bevor du ein Fazit ziehst.